Porozmawiajmy o usprawnieniach
Opowiedz nam, co w Twojej firmie zabiera czas
Powtarzalne zadania, opóźnienia i ręczne poprawki nie muszą być codziennością. Opisz proces, który chcesz usprawnić, a podczas pierwszej rozmowy wspólnie ustalimy, gdzie automatyzacja może przynieść największą korzyść.
Nie potrzebujesz gotowego planu
Wystarczy, że opowiesz, które czynności zespół wykonuje w kółko: przepisuje dane, przygotowuje zestawienia albo przypomina o kolejnych krokach. Nie musisz znać technologii ani projektować rozwiązania — zaczniemy od zrozumienia, jak dziś przebiega praca.
Pierwsza rozmowa porządkuje możliwości
Przyjrzymy się miejscom, w których pojawiają się opóźnienia, pomyłki lub zbędne przekazywanie informacji. Zapytamy o osoby i narzędzia uczestniczące w procesie, a następnie omówimy możliwe kierunki usprawnień oraz to, jakie dane będą potrzebne do oceny kolejnych kroków.
Co warto przygotować przed kontaktem?
Krótki opis procesu
Cel, który chcesz osiągnąć
Kolejne kroki wykonywane dziś
Zadania powtarzane ręcznie
Osoby zaangażowane w pracę
Role i zakres odpowiedzialności
Narzędzia używane przez zespół
Miejsca przekazywania danych
Częstotliwość wykonywania zadań
Przybliżony czas jednej realizacji
Liczba spraw obsługiwanych miesięcznie
Najczęstsze opóźnienia
Typowe błędy i poprawki
Dane wprowadzane wielokrotnie
Wyjątki od standardowego przebiegu
Sposób sprawdzania efektów pracy
Obecne ograniczenia organizacyjne
Pytania, które chcesz omówić
Jak wygląda pierwsza rozmowa?
Step 1
Poznajemy obecny proces
Opowiadasz, jakie czynności powtarzają się w firmie, kto je wykonuje i z jakich narzędzi korzysta.
Step 2
Doprecyzowujemy potrzeby
Wspólnie ustalamy, co zajmuje najwięcej czasu, gdzie pojawiają się trudności i jaki efekt chcesz osiągnąć.
Step 3
Omawiamy możliwe kierunki
Rozmawiamy o sposobach usprawnienia procesu i ustalamy, co warto sprawdzić w następnej kolejności.
Z czym wyjdziesz z rozmowy?
Wstępna ocena potencjału
Dowiesz się, które powtarzalne czynności mogą nadawać się do automatyzacji i od czego zależy jej opłacalność.
Możliwe kierunki usprawnień
Poznasz wstępne pomysły na ograniczenie ręcznej pracy, dopasowane do opisanego przez Ciebie procesu.
Jasne kolejne kroki
Ustalimy, czy warto przejść do szczegółowej analizy i jak mógłby wyglądać jej zakres.
Lista potrzebnych informacji
Wskażemy, jakie dane, przykłady lub informacje o narzędziach pomogą rzetelniej ocenić możliwości wdrożenia.
Najczęstsze pytania przed rozmową
Nie potrzebujesz gotowego projektu. Wystarczy, że opowiesz o czynnościach, które zabierają zespołowi czas.
Jak przygotować się do pierwszej rozmowy?
Wybierz jeden lub kilka powtarzalnych procesów i zastanów się, kto w nich uczestniczy, jak często się odbywają oraz co sprawia najwięcej trudności.
Czy muszę przygotować dokumentację procesu?
Nie. Na początek wystarczy opis własnymi słowami. Jeśli masz instrukcję lub schemat procesu, możesz z nich skorzystać podczas rozmowy.
Jakie informacje będą najbardziej pomocne?
Przydadzą się przybliżona liczba wykonywanych zadań, czas poświęcany na każde z nich oraz nazwy używanych systemów. Szacunki w zupełności wystarczą na start.
Czy muszę mieć pomysł na automatyzację?
Nie. Możesz po prostu wskazać czynność, która jest czasochłonna lub podatna na pomyłki. Możliwe rozwiązania omówimy wspólnie.
Czy mogę opowiedzieć o procesie bez ujawniania wrażliwych danych?
Tak. Na pierwszym spotkaniu możesz opisać przebieg pracy i typy danych bez podawania danych klientów, haseł czy szczegółów poufnych dokumentów.
Co jeśli nie wiem, ile czasu zajmuje dany proces?
To nie przeszkadza w rozmowie. Wstępnie ocenimy sytuację na podstawie Twojego opisu, a potrzebne pomiary wskażemy jako ewentualny kolejny krok.
Phone
Opisz powtarzalny proces, który chcesz usprawnić.
Address
Po zgłoszeniu umówimy krótką rozmowę, by omówić możliwości automatyzacji.